Estrutura


 ATRIBUIÇÕES DA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO

1. PRÓ-REITOR

Assessorar diretamente ao Reitor, conforme especificidades da Pró-Reitoria, cumprindo e fazendo cumprir as atribuições peculiares à mesma, especialmente no que se refere à administração da Universidade.


2. PRÓ-REITOR ADJUNTO

Substituir o titular nas suas ausências e impedimentos; Representar a Pró-Reitoria em reuniões, comissões, fóruns e outros eventos; Acompanhar as atividades das Diretorias e demais setores da Pró-Reitoria; Exercer outras atribuições delegadas pelo titular.  


3. ASSESSORIA TÉCNICA

Assessorar o Gabinete do Pró-Reitor e os diversos setores da Pró-Reitoria no planejamento e desenvolvimento das ações a cargo da PROAD; Sugerir o desenvolvimento de ações e atividades que possam contribuir para o incremento ou melhoria dos procedimentos e trâmites administrativos da PROAD. Cumprir outras tarefas conforme delegação dos Pró-Reitores; Organizar encontros, seminários e acompanhar resultados.


4. SECRETARIA

Agendar os compromissos dos Pró-Reitores; Despachar diariamente com os Pró-Reitores; Efetuar, receber e filtrar ligações telefônicas; Redigir correspondências oficiais, convites e outros documentos designados pelos Pro Reitores; Agendar os compromissos dos Pró-Reitores; Receber, protocolar, encaminhar, triar, registrar e encaminhar documentos e correspondências impressas e eletrônicas; Organizar e secretariar reuniões conduzidas pelos Pró-Reitores; Arquivar documentos e correspondências diversas e manter o arquivo organizado; Orientar e monitorar as atividades da equipe de auxiliares.


5. DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E SERVIÇOS

É a unidade que organiza, planeja e orienta o uso dos recursos físicos, tecnológicos e humanos da UERN, buscando soluções para todo tipo de problema administrativo.

Está sob as responsabilidades dessa Diretoria planejar, organizar e controlar as atividades dos diversos departamentos e setores a ela subordinados, além de traçar estratégias e métodos de trabalho nas mais variadas áreas.

Atribuições Gerais:

  • Através de seus Departamentos e Setores, programar, organizar, orientar, controlar e executar as atividades inerentes à administração de patrimônio, transportes, material, expedientes e arquivos;
  • Administrar os conflitos de relacionamento da equipe, sempre buscando aumentar a motivação das pessoas;
  • Estabelecer ações para que a atividade administrativa disponibilize relatórios operacionais ou informativos adequados que demonstre o cumprimento de suas metas e resultados alcançados.
  • Gerenciar as atividades relacionadas ao apoio e suporte administrativo, compreendidas pelas áreas de Repografia (serviços de fotocópias), Climatização (serviços de instalação e manutenção de aparelhos de ar condicionado), Suprimentos (compras, armazenamento e expedição) e Serviços Gerais (recepção e telefonia, limpeza e conservação, serviços de copa e manutenção predial);
  • Gestão e acompanhamento dos diversos contratos de despesas, consideradas de custeio, como manutenção e abastecimento de frota, luz, água, aluguéis, manutenção, telefonia, internet, entre outros.
5.1. DEPARTAMENTO DE MANUTENÇÃO E SEGURANÇA:

Tem como objetivo principal cuidar e manter limpo e seguro o espaço físico do Campus da UERN, bem como de suas extensões junto aos Campi Avançados.

Atribuições Gerais:

  • Receber, avaliar e direcionar para profissionais especializados demandas de manutenção diária;
  • Acompanhar e fiscalizar equipe de pessoal na execução de suas atividades;
  • Manter a segurança em todos os aspectos.
5.1.1. Setor de Manutenção Elétrica e Telefonia:

Tem como objetivo principal monitorar e manter o funcionamento de toda rede elétrica e telefônica da Instituição.

Atribuições Gerais:

  • Monitorar a rede elétrica e telefônica
  • Realizar pequenos reparos
5.1.2. Setor de Segurança:

É o setor responsável pela manutenção da segurança em todos os Campi da UERN, tentando promover ausência de perigo à Instituição de Ensino.

Atribuições Gerais:

  • Promoção da segurança objetivando proporcionar um ambiente seguro e confortável aos alunos, professores e técnicos administrativos da UERN;
  • Manutenção da ordem;
  • Realização da guarda do patrimônio físico da UERN, assim como daqueles bens que direta ou indiretamente estejam sob sua responsabilidade.
5.1.3. Subprefeituras e Governanças:

A governança é realizada por servidores designados pela PROAD para exercer funções de administração e manutenção de determinadas Unidades da UERN.

5.2. DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO E COMPRAS:

O Departamento de Compras é responsável pelo controle de todos os processos de aquisição e prestação de serviços.

Atribuições Gerais:

  • Confere a instrunção dos processos de compras e serviços;
  • Emite as Ordens de Compras e Serviços de acordo com os contratos;
  • Realiza o controle de notas de empenho e notas fiscais;
  • Mantém o contato com os fornecedores;
  • entre outras atribuições.
5.2.1. Setor de Arquivo e Documentação:

É o setor responsável pela manutenção e guarda dos documentos da UERN.

5.2.2. Setor de Almoxarifado e Patrimônio:

Neste setor funcionam duas divisões: o Almoxarifado e o Patrimônio. A divisão de almoxarifado é o local destinado à guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organizacional da Universidade do Estado do Rio Grande do Norte. Já na divisão de patrimônio é feito o registro adequado de todos os bens móveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da UERN para a realização de suas atividades.

Atribuições Gerais:

  • Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;
  • Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;
  • Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
  • Encaminhar ao Departamento de Compras e Patrimônio as notas fiscais para pagamento;
  • Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão das compras;
  • Elaborar balancetes dos materiais existentes e outros relatórios solicitados;
  • Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
  • Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos materiais visando um atendimento ágil e eficiente;
  • Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;
  • Propor políticas e diretrizes relativas a estoques e programação de aquisição e o fornecimento de material de consumo;
  • Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;
  • Estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição;
  • Traçar uma logística de distribuição e transporte de materiais e equipamentos solicitados a este setor;
  • Cadastrar e tombar o material permanente recebido;
  • Registrar a movimentação de bens móveis;
  • Providenciar a baixa patrimonial e o seguro dos bens móveis e imóveis;
  • Proceder periodicamente ao inventário dos móveis constantes do cadastro;
  • Verificar periodicamente o estado dos bens móveis e imóveis;
  • Promover medidas administrativas necessárias à defesa dos bens patrimoniais.
5.3. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES:

Departamento responsável pela logística e transporte de professores, funcionários e estudantes da Universidade, bem como de carga e materiais utilizados por esta IES.

Atribuições Gerais:

  • Transportar professores para ministrarem aulas e participarem de eventos;

  • Transportar estudantes para aulas de campo, eventos e realizarem pesquisas;

  • Transportar servidores da administração para realizarem serviços de manutenção e participarem de reuniões sobre o funcionamento da Universidade;

  • Transportar cargas e materiais necessários para o funcionamento da Universidade.


6. DIRETORIA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS:

Diretoria responsável pelo acompanhamento e gerenciamento dos procedimentos licitatórios e gestão dos contratos administrativos da UERN.

Atribuições Gerais:
Coordenar os procedimentos licitatórios, visando assegurar que o certame seja realizado em conformidade com os princípios e normas legais;

  • Elaborar e gerir os contratos administrativos da FUERN;
  • Realizar os procedimentos administrativos iniciais para as contratações diretas (dispensa e inexigibilidade).
6.1. COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃO:

A Comissão Permanente de Licitação (CPL) tem a função de receber, examinar e julgar todos os documentos e procedimentos relativos ao cadastramento de licitantes e às licitações nas diversas modalidades. Sua missão é selecionar a proposta mais vantajosa para Administração, visando a economicidade na aquisição de bens e contratação de serviços e obras.

Atribuições Gerais:

  • Coordenar os procedimentos licitatórios, visando garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

6.1.1. EQUIPE DE PREGOEIROS:

Aos pregoeiros compete planejar, organizar, coordenar, acompanhar e executar as licitações na modalidade de pregão eletrônico, desempenhando, dentre outras, as seguintes atividades:

Atribuições Gerais:

  • Elaborar as minutas dos editais de licitação;
  • Submeter à Assessoria Jurídica as minutas de instrumentos convocatórios de licitação, após aprovação, e publicação dos mesmos;
  • Fazer publicar os avisos de licitação no Diário Oficial do Estado, em jornais de grande circulação e no sítio da Secretaria de Administração e dos Recursos Humanos na Internet, de forma a assegurar a publicidade exigida pelo vulto do certame;
  • Realizar o pregão eletrônico;
  • Receber, examinar e julgar propostas de preço e documentos de habilitação referentes a pregões eletrônicos;
  • Adjudicar e encaminhar à Reitoria os processos licitatórios conclusos para deliberação da autoridade competente quanto à homologação do objeto da licitação.
6.2. SETOR DE PESQUISAS MERCADOLÓGICAS:

É o Setor da Diretoria de Licitações/PROAD, responsável pela execução de pesquisa de mercado (orçamento), das demandas para aquisição de bens e serviços da UERN (Lei no 8.666/93).

Atribuição Geral:

  • Formalizar cotação de preço (orçamento) junto às empresas interessadas em formalizar contrato para atender as demandas da UERN, observado os dispositivos legais.

6.3. SETOR DE GESTÃO DE CONTRATOS:

É o Setor da Diretoria de Licitações/PROAD, responsável pelo acompanhamento, controle e finalização da contratação, emissão dos instrumentos contratuais, Termos Aditivos e Notificações, dando suporte aos atos a serem praticados pela Administração.

O Gestor de Contratos é aquele que tem sua atividade voltada ao acompanhamento, controle e conclusão da contratação, dando suporte aos atos formais a serem praticados pela Administração, para que, sendo estes efetuados de forma tempestiva, surtam os efeitos desejados.

Atribuições Gerais:

  • As atribuições do setor de contratos são relacionadas aos aspectos formais da contratação e da execução contratual.

Os procedimentos de responsabilidade do setor de contratos são:


a) Publicação dos atos;
b) Arquivamento cronológico dos contratos, seus aditivos e demais documentos relativos aos contratos (documentos originais);
c) Acompanhar e dar andamento aos pedidos de Termos Aditivos de acréscimos e supressões;
d) Informar aos setores competentes os prazos de vigência e de validade da garantia;
e) Realizar os procedimentos de Notificações para responsabilização e dar subsídios para os procedimentos de aplicação de penalidades, se for o caso;
f) Instrução dos processos com despacho e juntada de documentos;
g) Preparação de contratos, termos aditivos, apostilamentos, notificações e demais documentos afins;
h) Solicitação de Portarias de designação de fiscais e gestores dos contratos;
i) Processamento dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;
j) Recebimento e providências das demandas dos fiscais dos contratos.

OBS.: As atribuições do gestor não se confundem com as atribuições do fiscal do contrato, pois este se fixa no acompanhamento da execução do objeto contratual, enquanto o gestor cuida dos aspectos formais gerais da contratação.

6.4. SETOR DE IMPORTAÇÃO:

O Setor de Importação (SI) é vinculado à Pró-Reitoria de Administração ao qual compete assessorar os Professores da Instituição no que tange aos assuntos que envolvem importação de equipamentos científicos vinculado aos convênios firmados com órgãos federais.

Atribuições Gerais:

  • Possui também a atribuição de coordenar e acompanhar os processos de compras internacionais, dando suporte aos Campi na execução dos mesmos;
  • Manter atualizadas as portarias de designação do despachante aduaneiro;
  • Obter e manter atualizado o certificado de credenciamento junto ao Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e Comissão Nacional de Energia Nuclear (CNEM);
  • Receber, analisar, distribuir e gerenciar as solicitações de importações;
  • Solicitar a isenção de impostos, junto à Receita Federal (SISCOMEX), através da Licença de Importação (LI);
  • Solicitar a isenção do ICMS junto à Subcoordenadoria de Substituição Tributária e Comércio Exterior (SUSCOMEX), através da Guia para Liberação de Mercadoria Estrangeira sem Comprovação do Recolhimento do ICMS (GLME);
  • Elaborar, junto à Receita Federal (SISCOMEX), a Declaração de Importação (DI) quando da entrada dos equipamentos no Brasil;
  • Obter, junto à Receita Federal, a renovação das licenças de importação;
  • Efetuar o cadastramento e fechamento das operações de câmbio junto ao Banco do Brasil através do gerenciador financeiro, módulo comércio exterior;
  • Realizar os procedimentos do desembaraço alfandegário e retirada das cargas importadas no ambiente da Infraero e Inframérica nos Aeroportos do Brasil;

 


Setores retirados recentemente do organograma da PROAD  
Suporte Técnico de Informática - STI

As atividades de suporte técnico de informática passaram a ser de competência da DINF, desde 2016.

Telefone: 84 3315-2171

Setor de Protocolo

Os serviços de protocolo de processos passaram a ser realizados de forma descentralizada, nas Unidades e Pró-reitorias, com o uso do aplicativo SIGA (Subsistema de Protocolo Geral), desde 2016.

Diretoria de Obras

Os serviços de engenharia, fiscalização e obras passaram a ser de responsabilidade da Assessoria de Obras, órgão vinculado à Reitoria. 

Telefone: 84 3315-2159


Atualizado por: José Damacena Neto em 26/04/2017 (Setor para Contato: PROAD - Diretoria de Licitações e Contratos )

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